技術部職員研修の第１回目ということで研修会を行ないます。

研修講師として私、情報処理センター飯田分室の会田が第１回目の講師に選出されました。

どうぞ午前中１時間５０分ほどの時間ですが最後までよろしくよろしく御願いします。

　この度計画された研修会の内容は、研修実施委員会において、各講座に配属されている職員の職務の内容は多種多様で、秘書的な役割から遺伝子操作の専門的なものまでと広い範囲におよぶことから、ある特定の専門的な内容ではなく、すべての職員に関係する内容にすべきである。ということになりました。また、第２回目からはコースを３つくらい作り、各職員がコースを選択し研修を受講した方がいいのではないかという案も出されております。

ということで第１回目の研修は、ワードプロソフトを使っての文書作成と電子メールについてです。文書作成については全員が実際にパソコンのワープロソフトを用いて入力していただくこと。　これは午後からの実習でやっていただくことになっています。　また、最近は文書の中に図とか表をいれることが当然のようになってきていることから、イメージスキャナーで取込んだ画像をいれることや、過去に使っていたワープロ専用機で作成した文書をパソコン側のワープロソフトへ変換すること。　大事な文書ファイルが見つからない、印刷した書類はあるけれど。科学雑誌のこのページのここからここまでどうしても文書ファイルに保存したい。　こんなとき皆さんはどうしますか。パソコンに向ってキーボードから入力しますか。大変ですよね。ましてや過去に１回打込んだ文書ファイルが探せない。くやしい残念の２事に尽きます。　１つ方法があります。こんなことも研修内容に含めてみました。　また、各講座の中で先生方が使っているパソコンの機種はなんでしょうか。医学部では８割がたマッキントシュで残りの２割がウインドーズです。講座によっては全員がマックというところもあります。ところで事務側ではどうでしょう。あらあら、まだワープロ専用機ですね。最近はウインドーズも入っているようです。マックで事務に提出する文書を作りました。事務にはマックはありません。読めません。ではどうしましょう。教官がアメリカの雑誌に論文投稿しようとしました。アメリカでは山形大学医学部のパソコンのシェアとは異なりウインドーズが体勢を占めています。雑誌の投稿規定もおのずとウインドーズ中心です。マイクロソフトワードまたはウインドウズのなんたらカンタラというワードプロセッサに限る。会田さんこれこれしかじかなんとかならないですか。こんな相談を頻繁に受けます。そんな時皆さんが相談役になれるような情報を提供したいと思います。

　研修内容の目玉、もう一つは電子メールのことです。　文部省は平成５年度、平成７年度の２回に渡り山形大学に対してネットワーク拡充費として合計約１３億円を配分しました。御存知のように全キャンパスにネットワークがはりめぐらされました。この度の研修会に参加されている方の中には、すでに電子メールを使っている人もいます。整備されたネットワークを活用する第１歩が電子メールです。ネットワーク、そう云えば何年か前に部屋の入口のところに箱が用意されたな。思いだしていただいたでしょうか。　何度も云いかも知れませんが、ネットワークを活用する上で最初は電子メールです。なぜ、電子メールなのか、単なる手紙なのですが。ネットワークを使い手紙を一方的に相手に送ってやるだけなのですが。電話でいいんじゃない。こう思っている人もいるでしょう。

　では電話と比較してみましょう。電話は相手の声が聞えます。テレビ電話なら顔だってみれます。でも相手が不在の時はだめですね。　留守録音があるじゃないか。ピーという信号音の後にメッセージを入れて下さい。○○です。帰ったら電話して下さい。　私の場合、留守にしております。”あ　留守か”受話機をガチャ　戻します。

　電話で複数の人と同時に話せますか。いまは３人同時に会話できるサービスがあるようです。でも３人まで。

　複数の人に同じ文書を送れますか。ファックスだと同朋通信機能があります。でも受取る方は紙に印刷された印刷物です。　印刷物でいい場合とそうでない場合があります。わたしはこの様に考えております。これでいいでしょうか。御意見ありませんか。　意見が無い時はいいですが、あなたが書いたこのところが気にいりません。ここはこのようにした方がいいと思います。なんていう時は気にいらないところに線を引き　ここんところは　このように書くべきだ　という文面を作り　印刷して紙をファックスにセットして送ってやる。　このようなことが”くに”ならない人はいいでしょう。

　また、技術系の職員全員に手紙を出そうします。文書を作り人数分を印刷して封筒に入れ、宛名書きをして総務の棚へ　一仕事です。

　これが電子メールを使える環境になるとかなりの手間がばぶけます。文書を作るところまでは同じですが、メールソフトに読み込み、相手のアドレスを選択し、送信ボタンを押す。これだけで全員に届くのです。　ただし、条件があります。技術系職員全員が電子メールを使える環境が必要です。

　いまのところこのような環境が整備されていません。技官が使えるパソコンがないのが最大の理由だと思います。　技官が使えるパソコンがないことについては研修実施委員会の席上において我々技官の代表が委員の先生方にお伝えしております。また、このことは教授会において石川委員長より研修実施委員会の経過報告がなされた際に、技官が利用できるパソコンを講座で準備していただきたい。旨の提言をしていただいております。講座によっては技官が利用できるパソコンを今年度の予算で購入するところもあるようです。　現在は４５名いる技術系職員の内、アドレスがあるのは２７名、残りの人は１８名です。来年度中には全員が電子メールを使える環境が整備されると思います。　前置が長くなりましたが、電子メールの研修において　すでに電子メールを使っている人は、電子メールのマナーやいままで疑問に思っていたところを中心に聞いて下さい。今から使おうとする方は　コンピュータをネットワークに接続して利用するには　とか、電子メールアドレスについて　電子メール送信受信の仕組あたりを中心に聞いて下さい。

　また、午後からの実習では電子メールアドレスをもっていない人を中心に電子メールの環境設定についてやってみたいと思います。仮のアドレスも準備しております。すでにやっている人は、もっていない人の脇についてアドバイスして下さい。　また、実習では、ワープロで文書作成してみますが、皆さんの顔写真を貼り付けて　自己紹介程度の文書を作成してもらいます。ワープロ操作の講師として金子さんが担当し、顔写真は土田さんがビデオカメラで撮影した映像をパソコンに取込んでくれます。　午後からの実習内容は楽しく真剣に、また、昼休み中に顔の手入れ、髪の毛の手入れを忘れずにしてきてください。　では、研修に入って行きます。